Känner du till begreppet Townhall meetings? Det är, ofta interaktiva, möten med många deltagare där publiken bjuds in att ställa frågor och komma med idéer. Lite som kommunfullmäktige. Eller företagets månadsmöten. Townhall meetings är också en funktion i Microsoft Teams. Och det bästa? Numera kan man använda det i receptioner, lunchrum och andra ytor som tidigare var svåra. Men för att göra det krävs 4 saker.

Townhall-möten – utan Townhall-rum?

Tidigare hade många större företag hörsalar. Man samlades, slog på projektorn och sen var mötet igång. Alla deltog fysiskt och satt vända mot scenen. Det hade sina fördelar. Samtidigt var det inte särskilt kostnadseffektivt med en hörsal som bara användes för några få stormöten.

Det blev liksom inte yteffektivt.

Låt oss kika på ett, tja kanske lite tillspetsat, fiktivt exempel.

Ekonomichefen hade varit medveten om problemet under en längre tid; det fanns ”döda ytor”. Och företagets yteffektivitet var ”pinsamt långt under branschföreningens nyckeltal”. Han lade pannan i djupa veck, det här var naturligtvis inte bra.

Men så hade han lite tur. För plötsligt blev nämligen begreppet aktivitetsbaserade kontor på tapeten i en annan del av företaget.

Tänk om man kan utnyttja fler ytor för Townhall-möten?

Så, en dag, träffade han HR-chefen i hissen. Han lyfte sin hjärtefråga. Yteffektviteten var, tja, alldeles för låg. HR-chefen, som inte var en siffermänniska, lyssnade och försökte febrilt skifta fokus till employer branding. Det ena ledde till det andra.

”Trappmötet” kom till världen.

Ja, du vet, när alla började skapa trappor som också skulle fungera som ett slags amfiteatrar. En succé på många sätt. Receptionsområden gick ifrån formella, lite tomma områden till områden för möten, coaching och idéutbyte. Inte sällan portionerades tygkuddar i nedtonade naturtoner ut över trappstegen.

Nu blev även marknadschefen nöjd. Företagets ”Place” hade uppdaterats. Nu kunde han ägna mer tid åt ”Promotion”.

Ja, alla vann.

Men det var då övermodet kom in i bilden.

- Vår reception ska bli en hybridmötesplats, lite som ett co-working space! deklarerade VD på ledningsmötet. Vem som helst, ska när som helst kunna ”joina” våra Townhall-möten – oavsett var man befinner sig!

HR nickade förnöjt. Marknadschefen kunde inte vara gladare. Ekonomichefen, som förvisso var glad över de förbättrade nyckeltalen, oroade sig över kommande investeringar i espressomaskiner, silent pods och telefonbås.

Drömmen om Townhall-möten på distans

Så man började experimentera med att bjuda in distansdeltagare till mötena. Man ville ju att alla skulle kunna vara med, oavsett var de arbetade just den dagen.

Tanken var god. Men. Det var också nu problemen började uppstå.

För dörrklockor ringde. PostNord levererade en pall sacco-säckar med Warren Buffet-citat mitt under pågående möte. Någon knallade rakt in i mötet, högljutt skrattande med en kund i telefon. Nej, det blev liksom ingen bra mötesupplevelse, särskilt inte på distans.

VD började inse att det där med interaktiva ”trappmöten” nog varit bra på pappret, men tja, nu skulle banne mig inredningsarkitekten få sina fiskar varma!

Det var en organisation i kris. Alla drömmar om en dynamisk, interaktiv – och hybrid -möteskultur såg ut att gå upp i rök. Den dynamiska coworking-ytan? På snabbspår mot en ”död yta”.

Men som tur är går världen framåt.

Townhall meetings + AI och modern AV-teknik

Så hur får man ett Townhallmöte att fungera i lite stökiga miljöer, med deltagare på distans? Det handlar om att få till bra ljud, bra bild och ta bort störningsmoment. Allt det där som är enkelt att kontrollera i ett mindre mötesrum. Men som är svårare ju större rummet blir, eller i ”stökiga” utrymmen som kök, reception eller fikarum.

Fram tills nu. För nu finns riktigt smart teknik som hjälper oss att få kontroll, även när rummet inte är anpassat för möten sedan tidigare.

Fyra saker som behövs för Townhall meetings på distans

1. Moderna kameror som följer ansikten

Idag finns smarta, motoriserade kameror som vänds mot den som talar, oavsett om den sitter i publiken eller är med uppe på scenen. Det ger distansdeltagare rätt förutsättningar att delta i konversationen på ett naturligt sätt.

2. Medhörning och röstförstärkning i utrymmet

För att de som deltar på distans ska höras ut i lokalen behövs högtalare med bra ljud. Så att de som deltar fysiskt hör när man ställer en fråga. Bra högtalare är även viktigt för de som deltar fysiskt i mötet.

3. Smarta, brusreducerande mikrofoner

Smarta, riktade mikrofoner som monteras i taket, fångar upp publikens frågor. Oavsett var de sitter. Ljudet skickas sedan ut till distansdeltagarna och rummets högtalare samtidigt så att alla hör lika bra. Dagens takmikrofoner kan också fås med AI-baserad brusreducering som gör att stegljud, hostningar och bakgrundsbrus tas bort automatiskt. Idag fungerar det fantastiskt bra. Och möjliggör på det sättet ett interaktivt, störningsfritt hybridmöte.

4. Enkel styrning med förprogrammerad touch-screen

För den som håller i mötet kan alltifrån ljud, ljus och presentation skötas via en förprogrammerad pekskärm. Du ställer enkelt in olika scenarier för kameror, mickar och högtalare, så att de justeras utifrån dina behov med ett knapptryck.

Så, vad innebär allt detta?

Smartare utnyttjande av lokaler och ytor

Med hjälp av den smart AV-teknik, moderna högtalare och en genomtänkt styrning kan du hålla Townhall Meetings i utrymmen där det annars hade varit omöjligt. Som entréer, trapphus, lunchrum och receptionsområden.

Infällt och dolt så att det inte stör övrig inredning

Med takmonterade mickar, högtalare som smälter in i resten av inredningen, dolt kablage och moderna, diskreta kameror behöver du inte göra avkall på inredningsstilen. Det innebär att du kan lägga till Townhall-funktionalitet till ett utrymme, utan att ta bort utrymmets ursprungliga syfte. Utrymmet blir helt enkelt multifunktionellt – och du slipper ha ett separat utrymme för Townhall-möten.

Full kontroll för den som presenterar

De nya möjligheterna gör också att den som håller i mötet får full kontroll och slipper tänka på om alla ser och hör. Det gäller även de som deltar på distans. Med bra medhörning i rummet fångas dessutom alla frågor från mötesdeltagarna upp, oavsett om de deltar fysiskt eller på distans.

Vilka ytor skulle ert företag kunna använda för Townhall-möten?