26 SEPTEMBER, 2022
Standardiserade mötesrum: så får du bättre kontroll på tekniken
I större företag och organisationer har man hundratals, ibland tusentals, mötesrum. Det kan lätt bli ganska komplext att hantera och kontrollera tekniken. Då är det smart att använda sig av standardiserade mötesrum. Här delar vi med oss av 4 konkreta exempel, med bilder, på standardiserade rumstyper som med fördel kan användas i större organisationer.
Teknik och utrustning i mötesrum är ofta komplexa ekosystem
Om du arbetar i en större organisation och ansvarar för tekniken i mötesrum kanske du känner igen dig i detta:
• Ni har olika tekniska lösningar i olika länder
• De tekniska plattformarna varierar mellan kontoren
• Utrustning och möblemang skiljer sig åt mellan länder
• Lokala teknikleverantörer har skapat speciallösningar
Det kan var svårt att få översikt och kontroll
Det blir ofta både svårt och komplext att få översikt och kontroll. Dessutom riskerar det att ta tid - och kosta mycket pengar - om det uppstår problem i rummet. Dessutom kan det vara svårt att bibehålla all funktionalitet i samband med mjukvaruuppdateringar.
Rumstyper och standardiserade rumstypslösningar kan hjälpa
Ett sätt att få kontroll och bland annat motverka problem vid uppdateringar är att standardisera rummen och skapa sammanhållna tekniska lösningar som är både flexibla och skalbara. Så att de lätt kan anpassas utifrån lokalen och användarnas behov.
Vad är rumstyper och standardiserade mötesrum?
I korthet är en rumstyp ett sätt att standardisera den utrustning och möblering som ska finnas i ett visst typ av rum. Det är helt enkelt ett sätt att styra och standardisera så att man får kontroll och överblick över samtliga mötesrum.
Vilka är fördelarna med standardiserade mötesrum?
En stor fördel med att standardisera mötesrum är att du kan övervaka tekniken på distans. Det gör att du kan vara proaktiv och identifiera potentiella problem, automatiskt, innan de händer. Du vet helt enkelt att mötesrummen alltid är up and running.
Andra fördelar:
- Smidig fjärrövervakning och support
- Förenklade säkerhetsuppdateringar
- Bättre koll på att tekniken fungerar
- Minskat behov av manuell, lokal teknisk support
- Möjlighet att rulla ut många mötesrum - snabbt - vid behov
4 exempel på standardiserade mötesrum och rumstyper
Men hur ska man börja om man inte har en stringent linje över organisationen? Vi har tagit fram fyra exempel på rumstyper, och hur ni kan beskriva och visualisera dem enligt ert företags inredningsstil. Förhoppningsvis kan de ge dig inspiration för era egna mötesrum och rumstyper.
I exemplen nedan utgår vi ifrån att ni använder Microsoft Teams Rooms (MTR), men självklart kan ni göra liknande rumstyper om ni använder andra plattformar som Zoom eller BYOM (Bring Your Own Meeting).
Rumstyp 1: MTR Small meeting room
Beskrivning av rumstypen:
Ett rum baserat på Microsoft Teams Room (MTR). Byggt för lite mindre grupper på 2-4 personer, såsom Huddle eller Fokusrum. Rummet är utrustat med en bordsenhet och har maxdimension om ca 4 x 3 meter.
Rumstyp 2: MTR Medium meeting Room
Beskrivning av rumstypen:
Ett rum baserat på Microsoft Teams Room (MTR). Byggt för grupper om 4-8 personer. Rummet är utrustat med videobar och har maxdimension om ca 6 x 4 meter.
Rumstyp 3: MTR Large meeting Room
Beskrivning av rumstypen:
Ett rum baserat på Microsoft Teams Room (MTR). Byggt för större grupper om 8 till 15 personer. Rummet är utrustat med takmikrofon och takhögtalare. Rummets dimensioner: upp till ca 8 x 5 meter.
Rumstyp 4: MTR X-Large meeting Room
Beskrivning av rumstypen:
Ett rum baserat på Microsoft Teams Room (MTR). Byggt för större grupper upp till 25 personer. Rummet är utrustat med takmikrofon och takinfällda högtalare. Rummets dimensioner: upp till ca 10 x 6 meter.
Tänkt användarupplevelse för rummen
En viktig del i arbetet med standardiserade rum är att beskriva hur rummen är tänkt att fungera för användarna. För våra fyra rumstyper kan man utrycka sig ungefär så här:
När du kommer in i rummet tänds panelen upp på bordsenheten. Om du har bokat ditt rum via Outlook kommer du se det på panelen. Starta upp mötet genom att trycka på ANSLUT så startar all teknik såsom kamera, högtalare, mikrofoner och skärm. Om du inte har bokat rummet innan kan du enkelt starta ett möte via displayen.
Du kan även flytta över ett Teams möte till rummet från din dator så att du kan nyttja tekniken i rummet. Du kan visa eller dela bild antingen via att ansluta en HDMI-sladd till datorn eller att ansluta din dator till mötet via Teams och dela den vägen. Du kan även ansluta din telefon till mötet om du har Teams appen installerad i telefonen. Om du vill kan du dessutom lägga till BYOM-funktionalitet.
Viktigt för samtliga standardiserade rumstyper ovan är att de måste vara flexibla nog för att kunna anpassas för rummets storlek, utseende och eventuella rumsbokningssystem.
Hur kan du dra nytta av standardiserade rumstyper i din organisation?
Att skapa standardiserade rumstyper kan kanske upplevas svårt – och komplext. Måste man byta stora delar av den tekniska utrustningen? Måste man bygga om rum? Hur gör man med existerande teknik?
Att renodla mötesrummen med rumstyper är komplext. Men fördelarna är många och faktum är att det inte behöver vara så komplext som man kan tro vid första anblick. Det går dessutom utmärkt att genomföra förändringar i mindre etapper.
Så prata med din teknikleverantör. Det finns idag smarta verktyg som hjälper dig att mappa upp era nuvarande mötesrum och den teknik de använder.
Du kan också få hjälp att skapa standardiserade lösningar utifrån era existerande lösningar och tekniska plattformar. Dessutom finns digitala gränssnitt och plattformar som hjälper dig att visualisera, standardisera och kvalitetssäkra rumstyperna över tid i din organisation.