Hur anpassar man mötesrum för hybridmöten?

Först och främst; vad är ett ”telepresence room”?

(och…varför ska jag bry mig?)

Telepresence rooms var videomötesrum som skapades för ledningsgrupper och styrelser, från mitten av 90-talet och framåt. De byggdes med stora skärmar, bra bild, bra ljud och proffsljus. Bord och stolar stod vända direkt mot kameran och skärmen. Allt för att det skulle kännas som att man satt i samma rum. Man skulle känna varandras närvaro, eller presence.

Det är bara det att ”back in the days” ansågs det bara vara viktigt för the c-suite.

Potentaterna.

The top brass.

Okej, okej, men varför ska jag bry mig om 90-talsinredning? Jag har bråttom ;-)

Got it!

Därför att alla andra mötesrum utformades för fysiska möten. Med stolar runt ett bord - och whiteboard på kortsidan.

Att bygga mötesrum för videomöten fanns inte på kartan. För på den tiden var distansmöten en marginell företeelse. Och ordet hybridmöte? Ja, det låg fortfarande i en avlägsen framtid.

Men nu är allt annorlunda

För när hybridmöten är lika vanliga som trattkantareller i september blir det, till skillnad från tidigare, strategiskt viktigt. Vi måste ha produktiva hybridmöten, vi måste arbeta effektivt. Och då är det viktigt, till och med strategiskt viktigt, att alla mötesdeltagare kan delta på samma villkor.


Ett nytt sätt att tänka produktivitet

Så istället för att mäta ”hur många människor kan vi klämma in i våra mötesrum om vi trycker på utifrån och stänger dörren snabbt” bör vi tänka ”hur kan vi öka effektiviteten i våra hybridmöten och skapa produktiva möten?”.

Då måste vi anpassa mötesrummens fysiska miljö för digitala upplevelser

Och då kan vi faktiskt lära oss en hel del av hur man tänkte med telepresence rooms.

Det är dags att ”reclaim the telepresence room”. Ta tillbaka konceptet.

Och ge lärdomarna till, tja, massorna ;-)


Det är dags att utforma alla mötesrum för ökad närvarokänsla

Den viktigaste lärdomen vi kan dra från styrelserummen är att utforma våra mötesrum så att alla deltagare känner sig fullt närvarande i mötet.

Oavsett om man deltar fysiskt eller på distans.

Och då måste alla mötesrum bli lite mer som ”telepresence rooms”.

Så hur gör man för att anpassa mötesrum för hybridmöten?

Det finns relativt enkla saker som du kan göra för att skapa bättre närvarokänsla i mötesrum, utan att behöva förändra allt. Du kan, faktiskt, behålla det mesta av utrustningen och möblerna.

Här är våra 4 bästa tips:

1. Flytta skärmen till långsidan i rummet

Det kanske enklaste sättet att förbättra närvaron i era hybridmöten är att flytta skärmen (och kameran) - från kortsidan till långsidan i mötesrummet. Det gör att alla, inklusive de som deltar på distans, ser varandra och får bra kontakt.

Om du har möjlighet, kan du även testa med ett lätt kurvat bord. Det ger en ännu bättre mötesupplevelse, inte minst för de som deltar lokalt.

2. Byt till bord som är bredare vid kortsidan
Om du vill behålla skärmen och kameran där de sitter, prova att möblera med bord som blir bredare ju närmare skärmen mötesdeltagarna sitter. Det gör att alla, även de som deltar på distans, kan se varandra. Bäst blir det om du dessutom använder två skärmar; en som visar distansdeltagarna och en för presentationer och samarbete.

3. Tänk till kring ljus och belysning
Förutom att justera rummets möblering, är det såklart viktigt att tänka till kring rummets ljussättning och ljusinsläpp när ni anpassar era rum för hybridmöten. Särskilt om ni ändrar kameraplacering kan det vara viktigt att se till så att fönster och övrigt ljusinsläpp inte ger motljus eller skapar skuggor.


4. Försök att skapa ett torrt ljud, utan efterklang
Försök också att minimera efterklang i rummet, för att skapa ett torrt ljud. Om ni har stora bord med blanka ytor, stengolv, glasväggar mot korridoren är det viktigt att justera detta för att skapa ett bra, nära ljud för de som deltar på distans. Ett bra sätt är att använda mycket textilier och mjuka material och täcka över större ytor och fönster.

That´s it folks!

Förhoppningsvis fick du med dig tips som du kan använda när du anpassar just era mötesrum för hybridmöten.

Nu ser vi till att skapa riktigt bra möten – för alla!