Guide till en framgångsrik global utrullning av mötesteknik

Nedan har vi sammanfattat vår erfarenhet från globala utrullningar i fem avgörande punkter. Du får bland annat tips på hur arbetet kan organiseras, hur du kan tänka kring olika rumstyper, hur du väljer projektverktyg och hur du undviker oväntade lokala kostnader och handelshinder.

1. Skapa en dedikerad organisation för projektet

För att hantera globala projekt behövs en kombination av effektiv global ledning och flexibelt lokalt utförande. Er leverantörs globala organisation bör ha ett antal centrala funktioner som hjälper er att rulla ut projektet:

- Global Account Manager (ansvar gentemot er som kund globalt)
- Program Manager (ansvarar för genomförandet)
- Enterprise Solution Architect (hjälper er att välja rätt tekniska lösningar)
- Service Delivery Manager (överser och kontrollerar support och service)

Utöver det bör det finnas lokala team med namngivna personer och kontaktuppgifter som sköter installation och support för era lokala kontor och användare.

2. Välj en projektplattform som är byggd för mötesprojekt

Rätt IT-stöd är A och O när det handlar om större projekt. Varje land kan ha många mötesrum – och varje mötesrum är ett projekt i sig. Det blir snabbt komplext!

Säkerställ att projektverktyget kan hantera samtliga delar av projektet
Med rätt plattform kan du enkelt lägga in rumstyper, tekniska specifikationer, ritningar, priser och mycket mer på ett och samma ställe. Du kan också se till att kontaktuppgifter till alltifrån tekniker, projektledare och lokala medarbetare finns tillgängliga på ett smidigt sätt.

Samma verktyg för samtliga partners och leverantörer
Se till att både er globala partner och deras lokala utförare jobbar i samma projektverktyg som ni. Då kan ni följa utvecklingen i realtid och agera snabbt om det uppstår förseningar eller problem.

Använd en webbportal med lokala priser och tillval
Se till att ni även kan använda ert projektverktyg för beställningar, där de lokala teamen enkelt kan beställa utrustning utifrån de typ- eller standardrum, som ni använder. De ger era lokala team möjlighet att direkt få en kostnadsuppskattning och lägga order. Det kommer att spara oerhört mycket tid för er som arbetar i den globala projektorganisationen.


Använd en flexibel dashboard
Att ha en anpassad dashboard, som uppdateras i realtid, i ert projektverktyg ger er en tydlig överblick över projektets status, varningar eller KPI:er som är relevanta för just er organisation. Dessutom bör du skapa både lokala och globala vyer, så att rätt personer ser rätt saker.

3. Arbeta strategiskt med typrum och standardrum

När ni ska uppdatera många mötesrum behöver ni kategorisera dem för att enklare kunna hantera projektet. Det brukar kallas typrum eller standardrum. Rummen kan kategoriseras utifrån många olika parametrar så som teknisk lösning eller antal mötesdeltagare.

Skapa standardrum som passar för 90% av behoven
I stora projekt kan antalet rumstyper lätt blir ohanterligt många. Så försök hitta lösningar tillsammans med er teknikleverantör som täcker 90% av era behov.

De behov som inte täcks bör ni hantera separat, eftersom de i många fall kräver anpassade lösningar.

Lägg ner MYCKET tid på typrummen innan projektstart
Vi kan inte nog poängtera hur viktigt det är för projektet att lägga tid i planeringsfasen. Både för att hålla budget och tidsramar men även för att underlätta service och support när rummen är i användning.

Dokumentera och skapa tydliga processer och beskrivningar för era typrum, och lägg in dem som milstolpar i ert projektverktyg.

4. Produkt- och partnerstrategi: arbeta globalt men ta med lokala förutsättningar

Med en global teknikleverantör får man en sammanhållen teknisk lösning och kan förhandla fram bra priser. Dock är det bra att kunna ta höjd för lokala anpassningar, för att spara tid och pengar.

Anpassa utifrån handelshinder, lokala skatter och tullar
Oftast är den mest kostnadseffektiva lösningen, ur skattehänseende, att undvika att skicka och importera utrustningen. Det blir helt enkelt förmånligare att köpa den lokalt, på plats, genom er globala partners lokala kontor.

På detta sätt kan ni minska risken för obehagliga överraskningar i form av extra kostnader såsom tullar och påslag på importvaror, lokala skatter och avgifter på importerade varor, samt minimerar risken för förseningar.

Av ovanstående skäl samt för att undvika onödiga påslag för moms och valutakursförluster, kan det vara fördelaktigt att inköpsordern går från ert lokala bolag till den lokala partnern.


Det finns ingen global partner med 100% täckning
Om ni väljer att använda en global partner för ert projekt kan ni inte räkna med att de finns på alla orter där ni har verksamhet. Mappa därför upp företagets orter och jämför med olika leverantörers täckning och se var det finns luckor.

Även om du inte hittar en global partner som har lokalt support på samtliga av era orter, hitta den som har bäst geografisk täckning utifrån era behov.

5. Ta fram och arbeta utifrån en ”Playbook”

För att fånga upp alltifrån lokala avvikelser till globala regler och rutiner bör det skapas en Playbook som beskriver hur allt det praktiska ska fungera i projektet. Både på den globala nivån och för de lokala projektledarna. I er Playbook bör ni bland annat dokumentera saker som:

- Vem har kontakt med vem?
- Vem ansvarar för vad och hur ser projektorganisationen ut?
- Hur beställer man utrustning?
- Vem lägger beställningarna?
- Vart ska fakturorna skickas?
- Hur ser eskaleringsprocessen ut om det uppstår problem?
- Mätpunkter och avrapportering av viktiga aktiviteter.

Även detta kan automatiseras i rätt projektverktyg genom att man sätter upp regler och strukturerar det på rätt sätt. Med det sagt, bör informationen i er Playbook även finnas lätt tillgänglig i er webbportal.

Slutligen…

Tack för att du läst så här långt. Vi hoppas att det gett dig ett och annat tips som du kan använda när du arbetar med mötesrum i din organisation.

Det sista tipset vi vill skicka med är att se till att hålla kvar projektet på en strategisk nivå. Från start till mål. Även när det känns som att ”nu kan vi det här” och ”det rullar på som tänkt”. För det är just då som misstag kan hända som riskerar att sinka projektet. Så spika möten med vilka som ska vara med och när det sker, även om allt funkar som det ska. Behåll det strategiska greppet om mötesrummen. Då kommer det gå bra!