[Guide] Optimering av möteslokaler – vad du kan lära dig av hovmästaren

En typisk förmiddag i en svensk möteslokal:

- Då ska vi se… det…är…något som…eh…krånglar…

- …en sekund bara…så...ska vi köra igång

”Ctrl Alt Delete - Ctrl Alt Delete - Ctrl Alt Delete”

…

“Esc. Esc. Esc. Esc. Esc.”

…

“Esc. Esc. Esc. Esc. Esc.”

- Alltså, skärmen…ÄR HELT SVART (kvävd hostning).

”On/Off. On/Off. ”

- Är det nån som har numret till support?

Vi har nog alla varit där.

Ju fler möteslokaler man har, desto större är risken för teknikstrul. Och när tekniken krånglar tar det både tid och kostar pengar. Utrustning behöver ersättas eller repareras. Möten blir ineffektiva. Och, inte minst, varje minut som en möteslokal står oanvänd kostar den kvadratmeterhyra. Till ingen nytta.

Fram tills nyligen tänkte nog många ”c'est la vie”.

Man tog en kopp kaffe och väntade på att serviceteknikern skulle komma förbi och åtgärda felet.

Men det håller på att ändra sig.

För idag ses möteslokaler och AV-utrustning alltmer som de investeringar de är, inte som "övriga utgifter". Och precis som alla andra investeringar som företaget gör, ska även mötesrum vara lönsamma och mätbara. Då måste de ha hög driftsäkerhet.

Kanske känner du igen dig i diskussionen?

Frågan är då bara hur man ska mäta investeringen i praktiken – och vad man ska mäta.

Det är nu hovmästaren kommer in i bilden.

Förutom att ge gästerna ett glatt och trevligt välkomnande har hovmästaren den grannlaga uppgiften att ”turn the tables”. Hen ska se till att borden används effektivt så att restaurangen kan ta emot så många gäster som möjligt.

För att använda företagsspråk: hovmästaren ska se till att beläggningsgraden optimeras. På varje bord. På alla bord. Varje dag.

Och precis samma princip gäller för dig som planerar eller ansvarar för möteslokaler; de ska ha hög beläggningsgrad. Företag lägger mycket tid och resurser på möten. Därför vill man både optimera utrustningens nyttjandegrad och se till att de möteslokaler utnyttjas på ett yteffektivt sätt.

Då behöver man information. Mycket information.

Så mäter du om era möteslokaler är effektiva

Den stora revolutionen inom mötesteknik de senaste åren är framväxten av digitala, integrerade och uppkopplade system. System som styr och mäter alltifrån belysning, luftkvalitet, programvara, hårdvara och rumsbokningar. Från ett och samma ställe.

Ställ rätt frågor och optimera era möteslokaler med data

För att ta reda på hur du kan optimera företagets mötesrum- och lokaler ska du börja med att ta reda på vad du behöver veta. Börja med att ställa följande frågor:

• Hur ser nyttjandegraden ut för mötesrummens tekniska utrustning (till exempel pekskärmar, dimrar, videokameror, datorer, mikrofoner)?
• Vilka komponenter - hårdvara eller mjukvara - orsakar flest fel i möteslokalerna?
• Vilka delar av ert system skapar mest driftstörningar?
• Hur väl fungerar det styrsystem som ni använder för mötesrummets teknik, utrustning och mjukvara?
• Hur snabbt åtgärdas fel som uppstår?
• Hur ser bokningsgraden ut för möteslokalerna?
• Hur många deltagare har varje möte – är storleken på rummen optimerade för det verkliga användandet?

Kan du få svar på dessa frågor med ert nuvarande arbetssätt, eller behöver ni uppdatera teknik, processer eller system?

Idag finns många olika digitala styrsystem för mötesrum och lokaler som hjälper till med de insikter och data som krävs för att optimera företags möten och mötesrum.

Beslutsstöd vid inköp av AV-utrustning

Svaren på frågorna ovan ger dig också ovärderlig data och insikter som hjälper dig att ta beslut när du ska köpa ny utrustning till företagets mötesrum. Dessutom får du smarta nyckeltal som du kan använda för att budgetera löpande underhåll, eller för att budgetera för nya mötesrum.

Så vårt bästa tips för att optimera möteslokaler?

Tänk lite som hovmästaren; hur får du bäst snurr på dina lokaler – och vad behöver du veta för att göra det?

Ta det sedan ett steg till:

• Börja med att fråga dig vilken data ni behöver
• Se till att ni tekniska lösningar och rutiner för att ge er den data som krävs
• Optimera resursanvändningen löpande med nyckeltal
• Identifiera de största driftstörningarna och skapa rutiner för proaktivt underhåll
• Öka driftsäkerheten med proaktiv fjärrsupport

Hoppas att detta gav dig ett par tips och idéer som du kan använda för att effektivisera era möteslokaler och deras skötsel!