GUIDE: 7 punkter att tänka på när du tecknar supportavtal för teknik i mötesrum

Dagens möten kräver uppkopplad teknik i alla mötesrum

Så, varför kan man inte göra som förr? Småköpa SCART-kontakter och byta projektorlampa var femte år? Det finns flera anledningar. För det första sitter vi inte i samma rum längre. I nästan alla möten deltar någon på distans. Det gör att tekniken måste fungera för att vi ska kunna genomföra våra möten.

Utöver det har mjukvarubolagens bytt affärsmodell till SaaS, eller Software as a Service. Den är molnbaserad och uppdateras vare sig vi vill det eller inte. Dessutom är nästan varje komponent i våra mötesrum uppkopplad idag. Det betyder att vi behöver hantera mjukvaruuppdateringar, nya programversioner och hårdvarukompabilitet.

Det är såklart på gott och ont.

Förvisso mest gott. För med uppkopplade system behöver vi inte skyffla runt CD-skivor (ja, så gjorde man förr i världen, kids!), donglar och USB-minnen. Vi har alltid den senaste programvaran och behöver inte oroa oss för att missa kritiska uppdateringar.

Från engångsinstallation, till rullande livscyklar och uppdateringar

Med dagens uppkopplade utrustning har synen på utrustningen i våra mötesrum ändrats. Istället för att se utrustningen som engångsköp behöver vi hantera den som all annan IT-utrustning; över en livscykel med löpande uppdateringar.

 

Service som klarar av IoT

Men det kan vara en utmaning, både i stora och små organisationer, att överblicka konsekvenserna av uppdateringar och nya versioner.

Nu börjar till exempel Windows 11 rullas ut på bred front. Och då uppdateras inte bara laptoppen i mötesrummet. Det nya operativsystemet påverkar alltifrån projektorer, skärmar, mikrofoner och kameror till styrsystem, kalendrar, användargränssnitt och högtalare.

Och ändringen sker direkt.

Då behövs modern, proaktiv support och service. Och supportteknikern behöver djup kunskap, om varje del i systemen. Nedan listar vi 7 saker som hjälper dig att kravställa support- och serviceavtal som kan hantera dagens komplexa, uppkopplade och integrerade system.

Så, tänk på detta innan du skaffar supporttjänster för tekniken i era mötesrum

Först och främst; det allra viktigaste är att ditt supportavtal tar vara på din investering på bästa sätt. Ditt avtal ska säkerställa att du och dina medarbetare får effektiva möten. Hör nedanför har vi sammanställt 7 punkter som vi tycker är viktiga att tänka på innan du tecknar supportavtal.

1. Servicenivåer och dokumentation

Erbjuder leverantören olika nivåer av service? Har de till exempel en prioriterad tillgång till deras helpdesk om ni önskar? Kan de hjälpa er att kvantifiera servicenivåer, såsom uptime för utrustning och inställelsetid för tekniker? Kan ni få tillgång till aktuell dokumentation om er anläggning (genom en supportportal eller liknande)? Hur säkerställer leverantören att er dokumentation är uppdaterad och aktuell?

2. Rutiner för service och support

Har din leverantör förståeliga och tydliga rutiner för support och serviceärenden? Ett exempel är det så kallade ITIL-ramverket. Leverantörer som följer ITIL:s regelverk kan till exempel visa hur de hanterar och följer upp era incidenter. De har dessutom en organisation som är dokumenterat anpassad för att leverera god service.

3. Proaktiv systemövervakning och fjärrsupport

Idag finns det etablerade programvaror som systematiskt övervakar er anläggning och dess olika delar. Be leverantören beskriva om och hur de använder denna typ programvaror och om de erbjuder fjärrsupport. När de används på ett genomtänkt och strukturerat sätt kan de ofta identifiera och åtgärda fel innan de når användaren.  

4. Löpande avstämningar och projektledning

Idag är det svårt att hålla sig uppdaterad på mjukvara och utrustning för mötesrum. Utvecklingen går i ett rasande tempo och det är bara i de allra största organisationerna som man kan avsätta de resurser som krävs in-house. Se därför till att boka upp regelbundna uppföljningsmöten tillsammans med er leverantör. Då får ni möjlighet att gå igenom status för uppkomna incidenter och problem och ett bollplank för kommande satsningar.

5. Rutiner och kompetens för pålitlig versionshantering

Idag är smidig och säker versionshantering av programvaror lika viktigt som uppdatering av firmware. Se därför till att leverantören genomför alla uppdateringar i samråd med er för att minimera säkerhetsrisker och problem. När en programvara uppdateras kan även design och användargränssnitt ändras. Ett aktuellt exempel på det är Microsoft Teams nya användargränssnitt här nedanför. Er leverantör bör meddela detta i god tid så att ni kan förbereda användarna så att uppdateringen går så sömlöst som möjligt.

6. Kompetens och erfarenhet

Att hålla sig uppdaterad på dagens olika plattformar och system kräver både erfarenhet och utbildning. Att de tekniker som sköter just er anläggning har rätt erfarenhet och kompetens är därför A och O. Så be din leverantör beskriva sina teknikers kompetens samt hur de arbetar för att löpande utbilda dem i de programvaror och produkter ni använder.

7. Flexibel anläggning

Plattformar kommer och går – och ert behov förändras över tid. Se därför tid att ert system kan prata med andra system och se till att det konfigureras på rätt sätt. Din leverantör kan hjälpa dig att kartlägga era system för att se vilken utrustning som påverkas om ni byter plattform.

Sist, men inte minst, en liten påminnelse!

Nyligen ändrade Microsoft sin licensmodell för Microsoft Teams Rooms, MTR. Det innebär att du numera har två olika licenser att välja på, så tänk på att göra ett genomtänkt val utifrån ert behov.