Eventplanering: 14 tips som tar dina event beyond namnskyltkaos och bortglömda drinkbiljetter

Har du någon gång känt att ett event mer liknar ett organiserat kaos än den där härliga, smidiga upplevelse du föreställde dig? Kanske har du stått där med en bunt namnskyltar som ingen hämtar, eller undrat varför hälften av de anmälda gästerna inte dök upp. Not to worry, du är inte ensam. Här nedan har vi sammanställt en guide med tips, från ett tvättäkta eventproffs, som hjälper dig att ta dina event till nästa nivå. Utan att du ligger utbränd i fosterställning i veckor efteråt.

 

1. Allt börjar med värdskapet

Det kanske låter som en självklarhet, men varje lyckat event börjar med ett genuint värdskap. För det handlar såklart inte bara om att hyra en lokal och skicka ut en inbjudan. Det handlar minst lika mycket om att få dina gäster att känna sig välkomna, sedda och uppskattade. Och då behöver du och dina kollegor ha både tid och ro för det.

2. Inbjudan – mer än bara ett datum och en plats

Vi brukar säga att inbjudan är som trailern till din favoritfilm. Den ska inte bara informera, utan också väcka nyfikenhet och förväntan. Använd därför ett språk som speglar eventets ton, och glöm inte att inkludera varför dina gäster absolut inte får missa detta tillfälle. Gjord på rätt sätt, hjälper inbjudan till att sätta tonen för hela eventet.

3. Namnskyltar som faktiskt hittar sina ägare

Vi har alla varit där: bordet med namnskyltar där gästerna febrilt letar efter sitt namn bland hundratals andra. Detta är faktiskt ganska lätt att fixa genom att organisera inpasseringen. Kanske kan du ha personal som välkomnar gästerna och överlämnar namnskyltarna personligen eller guidar dem till rätt plats? Det ger en professionell känsla och ser till att rätt person får rätt skylt.

Ett tips är att ha en printer för namnskyltar på plats vid inregistreringen (en så kallad Print on Demand-lösning). Då kan du snabbt och enkelt skriva ut namnskyltar till besökare som dyker upp oanmälda, eller som är anmälda under ett annat namn.

4. Planera för både förväntningar och överraskningar

En detaljerad plan är din bästa vän. Men glöm inte bort utrymmet för spontanitet. Det är i det oväntade och spontana som riktig eventmagi uppstår! Så fundera över vad du vill att dina gäster ska uppleva. Ska det finnas workshops, föreläsningar eller kanske en interaktiv del där gästerna själva får bidra? Genom att tänka igenom eventets struktur skapar du en upplevelse som både informerar och engagerar besökarna.

5. Gör programmet tillgängligt och – helst – personligt

Se också till att deltagarna alltid har programmet tillgängligt på ett enkelt sätt. Tryck det på baksidan av namnskyltarna eller ha det tillgängligt i er eventapp. Om du har ett smart eventsystem kan du dessutom ge deltagarna personliga agendor som inkluderar deras individuella val.

6. Engagera dina gäster under eventet

Ingen gillar att bara sitta och lyssna i timmar. Se därför till att skapa möjligheter för interaktion och dialog. Det kan vara genom omröstningar, frågestunder eller gruppaktiviteter; enkla sätt att hålla uppe energin och få deltagarna att känna sig delaktiga. En modern eventapp har oftast mängder med inbyggda funktioner för detta, så att du slipper uppfinna hjulet själv.

7. Se till att ALLA får riktigt mycket värde av sitt deltagande

När du organiserar ett event är det lätt hänt att bara fokusera på deltagarna. Men många events har utställare eller sponsorer på plats. Det är ditt jobb att se till att även de får ut det mesta av sin medverkan. De är ju ofta möjliggörare till eventen så självklart ska även de känna att de får ut mesta möjliga av sin medverkan. Gör det genom att skapa utrymmen där de kan interagera med gästerna på ett naturligt sätt. Kanske kan du arrangera en minimässa eller nätverksstunder där de får möjlighet att knyta nya kontakter?

8. Hjälp dina utställare att skapa nya kontakter

Ett bra sätt att skapa mervärde till dina sponsorer eller utställare är att ge dem tillgång till ett så kallat lead retrieval-system tillsammans med sin bokning. På det sättet gör ni det enklare för dem att förvandla monterbesökare till kontaktpersoner och leads. Det sparar dessutom tid för säljteamet, samtidigt som det säkerställer att inga leads hamnar mellan stolarna.

9. Lär dig inför kommande event

När dörrarna slagit igen och den sista gästen har gått börjar en ny fas: uppföljningen. Så skicka ut tackmejl, dela presentationer eller bilder och – inte minst - be om feedback. Det visar att du värdesätter besökarna och ger dig samtidigt värdefulla insikter inför framtida evenemang.

OBS! Tänk på att vara så konkret och relevant som möjligt i uppföljningen. Om du har möjlighet att ställa frågor kring de tjänster som deltagaren faktiskt nyttjade, eller var anmäld till, gör det. Det ökar svarsfrekvensen och ger dig ett bättre underlag inför kommande events.

10. Förläng livslängden på ditt event

Ett event behöver inte ta slut bara för att dagen är över. Uppmuntra dina gäster att fortsätta dialogen, kanske via sociala medier eller uppföljande webbinarier. Dela material, fortsätt diskussioner och håll kontakten. Det gör att ditt event lever vidare och kan ge ringar på vattnet.

11. Använd smart teknik till din fördel

För att genomföra ett event med hög kvalitet behöver man hålla koll på en mängd olika saker före, under och efter eventet. Då kan ett modernt eventsystem vara en riktig räddare i nöden. De hjälper dig att hålla koll på anmälningar, registreringar, namnskyltar, specialkost, sessioner, mat- och drinkbiljetter och mycket, mycket mer. De gör det enkelt för dig att hålla koll på extra deltagare och sena ankomster. Många system gör det dessutom lätt för dina utställare att köpa extra matbiljetter eller att lägga till en extra besökare, vilket gör att du slipper administrera tilläggsfakturor och komma ihåg saker i efterhand. Du samlar helt enkelt allt på ett ställe vilket gör ditt jobb enklare, samtidigt som det förbättrar kundupplevelsen.

12. Säkra events som månar om gästernas integritet

GDPR och dataskydd är mer aktuellt än någonsin. Därför är det viktigt att du hanterar personuppgifter kring era event korrekt. Så låt dem inte hamna i dina kollegors olika inboxar och telefoner; se till att du har system och rutiner på plats för att skydda dina gästers information. Med ett smart eventsystem kan du anonymisera persondata (men behålla eventdata) med en knapptryckning.

13. Det personliga mötet är kärnan i varje event

Teknik i all ära, men inget slår ett varmt leende och en hjälpande hand. Se till att det finns tillräckligt med personal på plats som kan svara på frågor, visa vägen och få dina gäster att känna sig välkomna. Små detaljer som tydlig skyltning, bekväma sittplatser och god mat kan göra hela skillnaden.

14. Reflektera och lär för framtiden

Efter varje event är det bra att ta sig tid att reflektera. Vad gick bra? Vad kan förbättras? Ta tillvara på feedback och använd den för att göra nästa evenemang ännu bättre. Om du använder ett modernt eventsystem så får du dessutom en mängd data om alltifrån vem som gick på vilket seminarium, vem som hade kontakt med vem och vilka frågor som dök upp från publiken i eventets olika delar. Du får det sammanställt och enkelt tillgängligt på ett och samma ställe.

Att planera och genomföra ett lyckat event behöver inte vara en övermäktig uppgift. Genom att fokusera på värdskap, noggrann planering och att använda ny teknik till din fördel kan du skapa fantastiska upplevelser för dina gäster!

Författare: Jesper Wirdén, Informationsteknik