10 tips för bättre ergonomi i videomöten

Är du trött efter en dag med videomöten? Då är du inte ensam. Men vet du vad? Det finns några enkla saker som vi alla kan tänka på för att inte trötta ut våra kära kollegor – eller kunder - på andra sidan skärmen.

 

Först och främst: tänk på var du sitter innan du går med i mötet

När vi möts tar våra sinnen emot intryck på många, många olika sätt. Utan att vi reflekterar över det. Detaljer. Helhet. Saker i ögonvrån. Evolutionen har vässat våra sinnen till perfektion. Dessutom är vi duktiga på att sortera ut sånt som inte är viktigt.

Den digitala evolutionen har en bit kvar
När vi möts digitalt tar vi också emot intryck. Skillnaden är att både ljud och ljus komprimeras och paketeras digitalt, skickas elektroniskt, packas upp i din mjukvara och presenteras på din skärm.

Det är i den processen som viktiga detaljer kan försvinna, medan annat får alldeles för stor plats. Solljus bländar. Färger flyter ihop. Bakgrunden stör. Lite som skräckexemplet i bilden ovan. Det beror på att varken mikrofoner, mjukvara, kameror eller skärmar är lika bra som våra ögon och öron på att tolka information. Börja därför med att välja en plats med så lugn och harmonisk miljö omkring dig som möjligt.

Här har vi samlat våra bästa tips!
Det finns, som tur är, saker som du kan göra för att hjälpa all digital utrustning på vägen. I det här inlägget ger vi tips på saker som du kan göra för att skapa så bra ljud och ljus som möjligt, trots att det ska skickas i små digitala paket innan de når fram.


Så skapar du bra ljud i videomöten

Den absolut viktigaste faktorn som påverkar kvalitet under ett videomöte är ljudet. Samtidigt är det väldigt ofta eftersatt. Varför? De flesta möteslokaler är skapade för fysiska möten. Då ska rummen ha hårda ytor, med mycket efterklang, för att ljudet ska höras ordentligt mellan deltagarna i rummet.

Gör som ett fysiskt möte, fast tvärtom
Problemet är att just det som skapar bra ljud i ett fysiskt möte blir negativt i ett videomöte. Det beror på att mikrofonerna är sämre på att prioritera ljud än våra öron.

I och med att allt ljud tas in av en mikrofon och sedan komprimeras innan det skickas till mottagarna, kommer alltifrån fläktljud till knackande ljud, ljud från tangentbord, pysande element och brum från projektorn med. När ljudet komprimeras i micken får alla ljud samma prioritet. Resultatet blir att biljud, som vi annars sållar bort automatiskt, får alldeles för stor vikt, vilket blir tröttande för mottagaren.


Så hur ska man göra?

Mycket handlar om att minska efterklangen i mötesrummet och att dämpa ljudet. Och här finns det mycket att göra.

Våra enklaste tips är:

- använd tjocka textiler och mattor
- häng upp tavlor och akustikabsorbenter
- minska mängden hårda, öppna ytor
- använd ljuddämpning i ventilationen och dämpa biljuden

En annan viktigt del för att skapa bra ljud i videomöten är mikrofonerna, och hur du monterar dem i rummet.

Tänk på var du placerar mikrofoner
En viktig sak är hur du placerar mikrofonerna i mötesrummen. Om du placerar en mikrofon på en bordsskiva fångar den upp tangentbord, knack i bordet, pennklick och andra ljud. Om du istället sätter den i taket, och missar att rikta den korrekt, får du istället med för mycket rumsljud.

Tumregel: placera mikrofonen så nära den som talar som möjligt
För att få bästa möjliga ljud bör du sätta mikrofonen så nära den som talar som möjligt. Bäst blir det om mikrofonen är fysiskt frikopplad från bordet så att den inte fångar upp biljud och vibrationer från bordet eller golvet. Det finns idag riktigt bra mikrofoner med inbyggd dämpning, till en rimlig kostnad. Det kan vi verkligen rekommendera för bra ljud i era möten.

Använd nya, intelligenta mikrofoner
Många av dagens videosystem kommer med intelligenta mikrofoner. De analyserar, med olika framgång, varifrån ljudet kommer. De letar specifikt efter röster och har ofta funktioner som automatiskt filtrerar bort bakgrundsbrus. Men tänk på att en intelligent mikrofon inte tar bort behovet att ordna rummet så att det blir bättre akustik.


Tips för bättre bild under videomöten


För att få till en bra och behaglig bildupplevelse för mötesdeltagarna är det viktigt att planera två saker: ljusförhållanden och färger.

Tänk på detta:

Komprimering
Alla videotjänster komprimerar bilden när den skickas. Ju fler färger, mönster och kontraster dina kläder har desto mer data fångar kameran upp. Och ju mer data, desto mer att komprimera.

Kontrast och mönster
Så tänk på att inte ha kläder med för mycket kontraster och olika mönster, eftersom det kan göra att bilden laggar eller hackar. Använd gärna homogena färger och inte för mycket mönstrat.

Håll bakgrunden neutral
Tänk på att använda lugna färger i bakgrunden så att den inte tar fokus från den som talar.

Vilken färg har bordsskivan?
Om du står eller sitter framför en bordsskiva i mötet är det bra om den är ljus och neutral i tonen. Om den är för mörk kan det nämligen återspeglas i ansiktet.

Håll koll på ljustemperaturen
Inomhusljuset har oftast en röd-orange färgton, medan utomhusljus går i det blå spektrumet. Tänk därför på att om ljuset kommer in från fönstret och du sitter vid en lampa med ett gult eller rött ljus, kan ditt ansikte få en onaturligt röd färg.

Ljussätt som i en TV-studio
TV-studior använder alltid flerdimensionellt ljus. Och det gör man av en anledning. Man vill nämligen undvika att bilden känns platt och skapa djup och dynamik. Du kan göra exakt samma sak i era mötesrum:

- Använd ett skarpt ljus snett uppifrån, framifrån, för att skapa dynamik i ansiktet. Undvik vanliga takmonterade downlights.
- Använd ett mjukare ljus bakifrån. På det sättet får du ett djup på axlar och huvud, vilket ger ett djup och förenklar för ögat.

Använd bra LED, med justerbar färgton

Installera belysning på rätt ställe så att man kan hantera färgtemperaturen i rummet. Detta är inte dyrt, men viktigt för att ge en proffsig känsla. Billiga LED går oftast inte att finjustera tillräckligt och då blir det ett flimmer i kameran. Dessutom klarar belysning oftast bara av att återge 50-60% av ljuset i rummet.

Utöver ljud och bild finns det förstås många andra saker som skapar god mötesergonomi och delaktighet, som smart presentationsutrustning och smidiga verktyg. Mer om det i ett kommande inlägg!